Como montar uma empresa administradora de condomínios

como montar administradora de condomínios

Pretende montar uma empresa administradora de condomínios?  Pode ser uma excelente ideia. O mercado imobiliário brasileiro tem demonstrado fortes sinais de recuperação e crescimento, e todos os segmentos que giram em torno dele acabam se beneficiando disso. Investir em imóveis para locação, por exemplo, é novamente recomendado pelos especialistas financeiros.

No ano passado foram lançadas 55,5 mil e vendidas 44,7 unidades em São Paulo. Esses números representam uma alta de 50% em relação ao ano anterior, segundo o Sindicato da Habitação de São Paulo. Já a Associação Brasileira de Entidades de Crédito Imobiliário e Poupança (Abecip) informou que foram financiados R$ 7,78 bilhões para a casa própria em dezembro de 2019, sendo o melhor resultado mensal desde maio de 2005.

Alguém precisa administrar todos esses imóveis, e o mercado de administradoras de condomínios acaba por se beneficiar e viver um boom semelhante. É, realmente, um bom negócio, com um grande universo de possíveis clientes.

O que é uma administradora de condomínios

Uma administradora cuida de todas as demandas de um condomínio. Pense, por exemplo, em um grande conjunto residencial, com oito prédios de 15 andares cada, sendo oito apartamentos por andar. Isso significa que este condomínio tem 960 unidades residenciais, com em torno de pelo menos 3.840 pessoas vivendo ali. Já imaginou o tanto de trabalho e de problemas que esse condomínio tem?

Isso significa que administrar tudo isso, da gestão do dia a dia até a contratação e manutenção de recursos humanos, é uma necessidade. Ou seja, a empresa administradora de condomínios precisa ser contratada para administrar condomínios, sejam eles grandes, como o do exemplo citado, ou mesmo de um pequeno prédio de três andares. Não importa: alguém ou alguma empresa com a necessária expertise precisa ser contratado para dar conta dessa complicada tarefa de administrar o dia a dia de condomínios.

Além de administrar condomínios (residenciais ou comerciais), esse tipo de empresa também administra imóveis alugados, gerindo a relação entre locador e locatário.

Falar com um Contador Especialista

Iniciando sua administradora de condomínios

Empreendedores que buscam um negócio sustentável, que tenha uma base sólida para ganhar seu espaço no mercado e crescer, sabe que o primeiro passo para abrir um negócio é promover um plano de negócios, também conhecido como business plan. É nesse documento que o empreendedor vai detalhar absolutamente tudo sobre a futura empresa, como os investimentos a serem feitos, estudo de mercado, o quanto a empresa quer faturar, quais serviços vai oferecer, planos de marketing, etc.

Legalizar a empresa é o próximo passo, e essa tarefa é facilitada com a contratação de um experiente escritório de contabilidade. É um erro o empresário achar que entrar nessa gincana burocrática sozinho trará economia, porque os custos para contratar um contador especialista não são altos e por meio dele terá um processo de legalização rápido e correto. Há outa questão fundamental, que precisará muito dos esclarecimentos e do acompanhamento do contador: a escolha da melhor forma jurídica para sua futura empresa administradora de condomínios.

Para legalizar a empresa, será necessário:

  • Registrar o contrato na Junta Comercial;
  • Registrar a empresa na Receita Federal (CNPJ);
  • Registro no sindicato patronal;
  • Registro na Caixa Econômica Federal (Sistema Conectividade Social);
  • E outros.

Vale lembrar que a contratação de um escritório de contabilidade não se limita à legalização do negócio. Longe disso. Uma administradora de condomínios faz um sem número de transações financeiras, e tudo isso precisa ser extremamente bem organizado. Além disso, faz a gestão de funcionários de vários condomínios, paga impostos e precisa estar atenta a inúmeros nuances da legislação.

Localização para montar uma administradora de condomínios

Obviamente que o tamanho da sala comercial  escolhida vai depender da sua carteira de clientes e, consequentemente, do número de funcionários necessário para tocar o dia a dia da empresa. Uma pequena empresa precisará de uma pequena sala comercial.

Importante ficar de olho no contrato de locação.  Você precisa garantir que qualquer necessidade de entrega no imóvel, você tem essa facilidade. Mas isso com certeza é sua especialidade.

Eventualmente, moradores dos condomínios, locadores ou locatários dos apartamentos alugados precisarão ir até à administradora para fazer algum pagamento ou resolver problemas cotidianos. Então, é preciso ter algum espaço para recebê-los.

Como provavelmente a empresa administrará condomínios de diferentes bairros da cidade, não há um lugar ideal para abrigar a sede da empresa. Muitas administradoras optam por ocupar salas no centro da cidade, para ter fácil acesso a qualquer bairro. Outras optam por bairros residenciais mais populosos. O importante é que o local seja abastecido por diferentes opções de transporte coletivo.

Estrutura e equipamentos para a administradora de condomínios

A estrutura de uma empresa de administração de imóveis é pequena e enxuta. Afinal, suas atividades se restringem a questões administrativas e contábeis. Então, além de móveis de escritório, será preciso contar com computadores, impressora, frigobar, micro-ondas e todos os softwares gerenciais para melhor execução do trabalho. Uma dica: programa pirata, jamais!

Funções

Lembra-se do condomínio de oito prédios com 15 andares, cada um com oito apartamentos por andar, que utilizamos como exemplo? Imagine a quantidade de trabalho que tem ali para fazer tudo funcionar nos mínimos detalhes. São diversas as funções.

Funções administrativas:

  • Gerenciar documentos;
  • Controlar o cadastro de cada proprietário ou inquilino;
  • Serviço de coleta de documentos (malote);
  • Produção de cartas, circulares, avisos, editais e atas de assembleias;
  • Acompanhamento de assembleias;
  • Acompanhamento dos itens de segurança (como extintores e seguros);
  • Acompanhamento dos contatos de manutenção e prestação de serviços de terceirizados;
  • Controle dos gastos (como luz, água e outros);
  • Atendimento ao condômino;
  • Manutenção predial;
  • Compras;
  • E outros.

Recursos humanos:

  • Recrutamento e gestão dos colaboradores;
  • Treinamento de pessoal;
  • Gestão do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • Gestão da folha de pagamento;
  • Recolhimento do INSS e demais impostos;
  • Gestão de uniformes;
  • Controle de ponto;
  • Gestão de CIPA, EPI, PCMSO, PPRA, PPP, LTCAT;
  • E outros.

Gestão financeira:

  • Emissão de boletos bancários;
  • Controle das cotas condominiais;
  • Elaboração e acompanhamento de previsão orçamentária;
  • Gestão das contas a pagar;
  • Gestão tributária;
  • Prestação de contas;
  • Produção de balancetes;
  • Gestão de conta correntes;
  • E outros.

Gestão de questões jurídicas:

  • Acompanhamento da legislação específica;
  • Assessoria para convenção e regime interno;
  • Consultoria tributária, fiscal e trabalhista;
  • Cobrança judicial de devedores de cota condominial;
  • Acordos jurídicos;
  • Gestão de contratos:
  • E outros.

Quanto uma administradora de condomínio ganha?

Todo empreendedor quer saber quanto se pode ganhar no negócio que ele pretende abrir. E isso está no business plan, lembra que falamos disso? No caso de uma administradora de condomínios, o faturamento é de 5% a 10% de tudo o que o condomínio arrecada, por meio de cotas condominiais e cotas extras.

Vamos imaginar que sua empresa administra o tal condomínio citado anteriormente, com uma cota condominial de R$ 700,00 por unidade. Se a sua administradora cobra 8% de taxa, somente com esse cliente irá faturar mensalmente R$ 53.760.

Recursos Humanos

Não é preciso montar uma grande equipe para administrar condomínios. O número de funcionários de sua empresa vai depender da quantidade de condomínios e apartamentos que ela administra. O negócio pode começar com um pequeno número de colaboradores, mas é preciso contar com gente especializada: contador, administrador, advogado e especialista em recursos humanos. Os demais terão a função de auxiliar de escritório. É preciso contar, ainda, com uma auxiliar de serviços gerais e um boy, mas esses serviços podem ser terceirizados.

O síndico

O tipo de relação estabelecida entre a administradora e o condomínio vai balizar o sucesso do trabalho realizado. Atender as expectativas dos condôminos é fundamental, porque eles pagam para isso.

Essa relação vai acontecer principalmente por meio da interação com o síndico do condomínio. Ele é quem faz a ponte entre aquela comunidade e a administradora. Mas é preciso entender muito bem o papel e as responsabilidades de um e de outro para que essa relação seja sadia e próspera.

De acordo com o Código Civil , a figura do síndico é quem se responsabiliza pelo condomínio. Ele quem responderá criminal e civilmente por problemas que poderão vir a acontecer. Além disso, ele deve defender os interesses daquela comunidade e ser seu porta-voz. Algumas decisões do dia a dia são tomadas por ele, outras por meio de assembleia.

Já a administradora de condomínios deve oferecer todo suporte para o síndico realizar o seu trabalho. A boa interação entre os dois é fundamental para o bom funcionamento do condomínio, disso não há dúvidas.

Dicas para uma boa gestão

  • Sua empresa precisa administrar todos os problemas do condomínio. Saber ouvir é fundamental;
  • Um dos problemas mais difíceis de resolver é a gestão de conflitos entre moradores. Seja imparcial e conte sempre com o síndico para auxiliar nessa tarefa;
  • Seja rigoroso na contratação de empresas terceirizadas, principalmente nas que atuam com obras;
  • Gerenciar o dinheiro de terceiros é sempre complicado. Busque economias, mas jamais perca de vista a qualidade do serviço prestado;
  • Organização é fundamental nessa área;
  • Mantenha uma agenda sempre atualizada para manutenções (elevadores, extintores de incêndio, etc.);
  • Buscar uma gestão sustentável e preocupada com o meio-ambiente faz sempre sucesso;
  • Jamais ignore qualquer problema do condomínio, mesmo que não tenha a ver com sua atuação;
  • Transparência é lei!

Administrar é preciso

O ramo de administração de condomínios é bem lucrativo e exige poucos investimentos, se comparado a outros segmentos. É um mercado crescente e necessário, então as chances de sua empresa dar certo são grandes. Seguindo o passo a passo e as dicas do Gerando Empreendedores, sua administradora vai longe e conquistará seu espaço.

Para ajudar no processo de gestão da sua empresa, é importante ter foco no controle da gestão financeira e ainda, entender a importância do contador como gestor contábil para seu negócio.

Você pode falar com um de nossos especialistas em todo o Brasil e crescer seu negócio de forma organizada e sustentável. Quero falar com um contador especialista para resolver minhas pendências e organizar minha administradora de condomínios.

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