O que é backoffice e qual sua importância

O que é backoffice e qual a sua função

O que é backoffice e qual sua importância? É bem possível que você ache que esse tema não lhe diz respeito, mas – acredite – você está enganado. Toda empresa tem processos internos até a venda do produto ou a entrega do serviço for concluída, e é comum encontrar problemas e inconsistências que podem afetar o resultado. Se esse é o seu caso, o backoffice é um assunto que vai lhe interessar, e muito!

Todo empreendedor sabe que as vendas não se esgotam em si. É preciso investir muito trabalho para evitar desperdícios, melhorar a produtividade, garantir o melhor custo do produto e fidelizar o cliente, satisfeito com sua compra. Investir em todos esses processos é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, seja ela do tamanho que for. Por isso, o que é backoffice e qual sua importância é um tema absolutamente pertinente e relevante para você. Saiba agora o porquê.

O que é backoffice

Para um produto chegar até a prateleira de um supermercado, por exemplo, é preciso que ele passe por uma série de etapas, desde sua compra até sua estocagem, passando pelo controle de qualidade e, enfim, sua chegada à loja para a venda. São vários processos envolvidos até um produto chegar ao consumidor final, e qualquer falha em uma destas etapas pode ser fatal para a venda.

Cuidar de todos esses processos e etapas, prevenindo e corrigindo possíveis erros, é exatamente o trabalho do backoffice, que, em português, pode ser traduzido como “retaguarda”. O backoffice tem como função exercer o suporte para todas as áreas, garantindo que os processos aconteçam da melhor forma possível, evitando prejuízos e aumentando a produtividade.

Muito comum entre as empresas de e-commerce, principalmente marketplaces como Mercado Livre, o backoffice ganha cada vez mais importância e espaço entre as empresas brasileiras, incluindo, aí, as microempresas e pequenas empresas –  não importa seu tamanho ou área de atuação.

O backoffice permite um maior controle sobre as operações da empresa até o produto chegar ao cliente, e mais do que isso, promove acertos necessários para uma melhor gestão.

Qual sua importância do back office ?

É muito fácil entender a relevância do backoffice a partir do momento em que fica claro que o objetivo dessa área é garantir ao cliente um serviço de excelência, que torne sua experiência de compra a melhor possível. Ou seja, o trabalho do backoffice vai influir diretamente no resultado da empresa e a tornará mais produtiva e competitiva.

O backoffice funciona como um controle de qualidade, identificando problemas, erros e inconsistências, mas também atua para solucioná-los. Se um problema é detectado e corrigido antes da entrega de um produto comprado por meio de e-commerce, por exemplo, a empresa garante eficiência e – o mais importante – a satisfação de seu cliente. Um backoffice muito bem apurado elimina erros e, assim, evita problemas. Recolher um produto enviado e reenviá-lo ao cliente, por conta de algum erro, custa caro.

Conhecendo o backoffice

A função de time do backoffice é garantir o bom funcionamento de todas as etapas até a venda. É essencialmente um setor de suporte.

Os colaboradores do backoffice precisam conhecer os processos da empresa e ter acesso a eles. Isso é fundamental, porque haverá uma interação muito grande entre esse e os demais setores da companhia. É absolutamente necessário que as áreas o enxerguem como um grande aliado, jamais como um “fiscalizador intrometido”. O backoffice não está ali para apontar falhas individuais e punir quem errou, mas sim para garantir o melhor funcionamento de todos processos organizacionais da empresa.

Para funcionar bem, o backoffice precisa:

  • Planejamento que, bem feito, garante continuidade e assertividade ao trabalho realizado.
  • Estabelecer metas próprias e trabalhar com as metas globais da empresa.
  • Utilizar indicadores /  kpis confiáveis que meçam de fato os resultados.
  • Contar com uma equipe profissional dedicada e qualificada.

Setores que fazem parte do Back office

  • Administrativo;
  • Recursos humanos;
  • Financeiro;
  • Jurídico;
  • Informática;
  • Estoque e logística.

O analista de backoffice 

O analista de backoffice é o profissional que trabalha nesta área. Entre outras funções, suas responsabilidades são:

  • Interagir com os setores e identificar problemas, erros ou inconsistências;
  • Fazer relatórios para registrar e acompanhar um processo de sua área;
  • Dar suporte aos colaboradores da empresa;
  • Analisar os e-mails de clientes;
  • Entender as reclamações dos clientes e transformá-las em processos de melhorias.

O backoffice comercial 

O backoffice comercial é aquele que vai cuidar das vendas especificamente. O trabalho envolve a emissão de documentos fiscais (e a atuação do contador nesse momento é fundamental, pois na contabilidade moderna ele funciona como um assessor gerencial) e o controle do estoque, entre outros.

A principal função do backoffice comercial é garantir uma venda sem qualquer problema. Mas a área também é usada para a coleta de informações para a tomada de decisões comerciais.

Backoffice X front office

O conceito de backoffice já está bem assimilado, mas é importante diferenciá-lo do front office. Enquanto o backoffice cuida da gestão interna da empresa, o front office tem como responsabilidade cuidar das operações relacionadas ao relacionamento direto com o cliente.

Um problema com um fornecedor, por exemplo, é demanda do backoffice, enquanto a queixa de um consumidor será um problema do pessoal do front office, também conhecido no meio organizacional como front line ou, apenas, linha de frente.

Em resumo, o backoffice cuida das áreas “não visíveis” pelos clientes, como a produção, a logística, a contabilidade e o financeiro, enquanto o front office abarca as áreas de pós-vendas.

Como back office pode ajudar sua empresa

Antecipar um problema, corrigindo-o antes mesmo que aconteça, é a maior das funções de um backoffice. Dar suporte e possibilitar melhores resultados é seu objetivo. Um eficiente backoffice ajuda a empresa das seguintes formas:

  • Promove um eficiente controle de qualidade;
  • Elimina desperdícios;
  • Minimiza prejuízos;
  • Evita o retrabalho;
  • Aumenta a produtividade;
  • Oferece uma maior visibilidade sobre os processos da empresa;
  • Reduz gastos;
  • Padroniza processos;

O backoffice e a tecnologia

O uso da tecnologia é fundamental no trabalho do backoffice. Sistemas informatizados garantem ao trabalho realizado muito mais eficiência, redução de erros humanos, agilidade e padronização.

Ferramentas de gestão empresarial (conhecidas como ERP) garantem a integração com sistemas das diferentes áreas da empresa, o que permite uma maior sinergia entre essas áreas e o backoffice. Um sistema desse tipo permite, por exemplo, que a área financeira seja acionada automaticamente após a finalização de um pedido de compra.

A contabilidade pode se beneficiar muito de um sistema ERP, e isso terá reflexo na própria saúde financeira da empresa. Assim, o contador deve fazer parte de todo esse processo.

Vantagens do backoffice eficiente

Garantir os melhores resultados já é uma vantagem indispensável, certo? Mas um backoffice eficiente traz outras vantagens para as empresas que investem nessa área, que a tornam mais eficiente.

A cultura do uso de métricas confiáveis e eficientes para medir resultados, por exemplo, é um ganho muito importante para o negócio, que deixa de lado o empirismo e passa a dispor de informações reais. O trabalho constante do backoffice também possibilita o acesso a informações em tempo real (e é por isso, também, que o uso de softwares de ponta é tão importante). Uma decisão pode ser tomada de forma muito rápida, evitando prejuízos ou promovendo mais vendas, por conta desse acesso ágil e constante às informações gerenciais.

Por último, vale pontuar que a integração dos sistemas torna a empresa única, e isso oferece aos gestores informações preciosas e uma melhoria de todos os processos. É muito mais fácil faze a gestão de uma empresa assim, com setores integrados e informações disponíveis para todos.

Dicas para um bom funcionamento do backoffice

  • Investir na área é fundamental. Seus funcionários devem ser capacitados e precisam saber lidar com os colaboradores das demais áreas. Invista em gestão de pessoal!
  • Profissionais capacitados são fundamentais, mas também é preciso investir em tecnologia. Os processos não podem ser apenas manuais, porque a produtividade do setor vai cair muito e isso significa menos resultados.
  • Tudo, absolutamente tudo precisa ser muito bem documentado.
  • A área precisa ter o apoio incondicional dos sócios e administradores da empresa.

O back office e a contabilidade

É um ledo engano acreditar que a contabilidade e o backoffice não têm nada a ver um com o outro. Engana-se quem pensa que o contador cuida apenas de temas como contrato social, balanço patrimonial, pró-labore dos sócios, escrituração e boleto de impostos.

A contabilidade moderna oferece à empresa informações privilegiadas e profundas sobre o negócio, o que ajuda o empreendedor a enxergá-la de fato como é e na tomada de decisões. O backoffice também pode se beneficiar dessas informações, por isso sua interação com o contador é muito importante.

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