Kaizen: o que é e como melhorar a gestão da sua empresa

Em um mercado cada vez mais competitivo e cheio de desafios, é preciso estar atento aos mínimos detalhes e simplesmente “ser melhor” a cada dia que passa. Já foi o tempo em que os resultados dependiam apenas de uma boa margem de lucro e da qualidade do produto ou do serviço. Hoje, é preciso reduzir custos, aumentar a produtividade e apostar na melhoria contínua como diferenciais competitivos. Kaizen: o que é e como melhorar a gestão da sua empresa torna-se, neste contexto, um tema fundamental e urgente.

A boa notícia é que a melhoria contínua está apta para todos os empreendedores e tipos de empresas, e várias metodologias estão disponíveis para alcançá-la, como, por exemplo, o método Kaizen. Melhorar continuamente os processos internos de uma empresa garante um negócio mais enxuto, mais produtivo e com menos desperdício. Ou seja, tudo o que o seu concorrente não quer ver no seu negócio, mas que certamente ele busca para a empresa dele.

Essa metodologia japonesa é utilizada com sucesso em todo o mundo, e é uma das formas mais fáceis e objetivas para identificar ineficiências, inconsistências, erros, desperdícios e gargalos que tão mal fazem aos resultados de uma empresa, propondo soluções. O Gerando Empreendedores traz todas as informações sobre essa filosofia para você, facilitando sua aplicação no seu negócio.

Vamos pensar sobre melhoria contínua?

Antes de tudo, é preciso pensar sobre melhoria contínua. Nesse mercado predador, cada vez mais afunilado, ela deve funcionar como uma espécie de mantra, um mandamento, uma condição sine qua non para o funcionamento de sua empresa.

O objetivo é aperfeiçoar processos, produtos e serviços continuamente, em um movimento sem volta. Não se trata de uma atitude isolada, mas uma cultura a ser estabelecida e praticada no dia a dia. É uma gincana sem fim atrás de desperdícios, erros, gargalos, processos ineficientes e tudo o que pode atrapalhar uma excelente produção de uma empresa.

A melhoria contínua se transforma em uma vantagem competitiva importantíssima, que certamente mexerá – e muito – com os resultados da empresa. Afinal, como já dissemos, já foi o tempo que as empresas viviam da qualidade de seus produtos e serviços e de uma boa margem de lucro estabelecida em seus preços. Hoje, a cada esquina pode ter alguém que faz melhor e mais barato. Então, eliminar todo tipo de gargalo e desperdício faz uma diferença brutal nos resultados! Ganhamos tempo e dinheiro ao perseguir (e alcançar) a melhoria contínua.

Mas como conseguimos trazê-la para o dia a dia do nosso empreendimento? A empresa, como um todo, passa a ter uma cultura da melhoria. Cotidianamente, todos estão de olho nos processos, no que está bacana, no que pode ficar ainda melhor e, principalmente, no que está ruim. Existem várias ferramentas que auxiliam a empresa, estabelecendo métricas que mensuram resultados e processos padronizados, entre as quais Lean Manufacturing, Seis Sigma, PDCA e a que é abordada em nosso tema – Kaizen: o que é e como melhorar a gestão da sua empresa.

O que é o método Kaizen

“Mudança para melhor” é, em português, o significado da palavra japonesa Kaizen. Ela vem de dois ideogramas – Kai (mudança) e Zen (bondade ou virtude). E isso praticamente explica do que se trata essa metodologia, criada na década de 50, pouco depois do fim da II Guerra Mundial, diante de um Japão afundado no caos econômico produzido pelo conflito. Considerado “o pai do Kaizen”, o professor Masaaki Imai é o principal nome dessa filosofia que logo se espalhou pelo país, trouxe resultados impressionantes e acabou exportada para o mundo todo, utilizado até hoje por grandes corporações, como Toyota, Ford e Nestlé, por exemplo.

O método Kaizen aposta todas as suas fichas na melhoria contínua. Ele defende que a empresa deve persegui-la a todo custo, implantando melhorias no dia a dia e combatendo o desperdício. Sua aplicação foi fundamental no reerguimento da economia japonesa porque tornou as empresas mais produtivas a partir da adoção de um conjunto de práticas defendidas por esta filosofia.

A metodologia defende que o ser humano é capaz de aprender continuamente e, assim, aprimorar suas expertises. Exatamente por isso, seu sucesso depende da adesão coletiva de todo o time de uma empresa. Busca-se a estabilidade financeira da companhia e um excelente clima organizacional. O foco, é bom lembrar, não está nos números em si, mas no ser humano.

Todos os funcionários precisam estar comprometidos! São eles os responsáveis diretos pela redução de custos, o fim dos desperdícios e o consequente aumento de produtividade em uma companhia.

Os objetivos

Já sabemos que o objetivo é melhorar continuamente. E que são as pessoas quem promovem e alcançam esses resultados. Na verdade, esta guerra contra o desperdício e a favor da produtividade traz para a empresa os objetivos perseguidos pelo método:

• Redução de custos;
• Maior qualidade:
• Maior satisfação dos clientes;
• Fidelização dos clientes;
• Satisfação profissional dos funcionários;
• Melhor ambiente de trabalho;
• Fazer mais com menos;
• Questionamento contínuo dos processos;
• Cultura da melhoria contínua.

Aplicando o método

A metodologia japonesa pode ser aplicada de três diferentes formas:  Kaizen para administração, Kaizen para o grupo e Kaizen para as pessoas. Não espere que a metodologia funcione como em um passe de mágica, de um dia para o outro. As mudanças são realizadas de forma paulatina, mas são exatamente isso: mudanças.

Os funcionários são convidados constantemente a pensar sobre o seu trabalho. Como ele é feito hoje? Quais são nossos objetivos? O que podemos fazer para melhorar? O método japonês do professor Masaaki Imai tem o seguinte fluxo:

• Uma oportunidade de melhoria é identificada;
• Seu processo é analisado pelo grupo;
• O grupo pensa e encontra uma solução a ser adotada;
• A solução é implementada;
• Os resultados dessa implementação são medidos e estudados;
• A solução é padronizada;
• A solução vira processo.

Na aplicação da metodologia Kaizen, todo projeto tem um líder e uma equipe definidos, além do estabelecimento de metas, objetivos e um plano de ação. Durante a realização do projeto, as melhorias devem ser testadas e os resultados medidos. Após sua conclusão, e padronizada a solução, já se pensa quando ela será fruto de novos questionamentos. Afinal, a melhoria é contínua, lembra?

Atitudes fundamentais na aplicação da metodologia

• Embora possa ser aplicado em toda a empresa – e é importante que isso aconteça – é preciso saber por onde começar, concentrando os esforços. Processos que apresentam problemas claros e que precisam de melhorias imediatas devem ser privilegiados. É preciso saber onde aplicar a metodologia, e quando.
• Um time é montado para acompanhar todo o processo. Esse time não deve contar com funcionários apenas do setor envolvido. Pelo contrário: opte por uma equipe mista e plural. Isso enriquecerá todo o projeto.
• Estabelecer um cronograma é fundamental. Afinal, estamos falando sempre em produtividade, certo?
• Documentar todo o processo é muito importante porque se trata de um know how adquirido a cada nova experiência.
• Divulgar os resultados para toda a empresa estimula e estabelece uma cultura pelo aprimoramento.

Método Kaizen e controladoria

Se você acompanha o nosso blog, sabe que recentemente dedicamos um conteúdo sobre controladoria – o que é e para que serve. Mas o que isso tem a ver com o método Kaizen? Tudo! Se a metodologia é uma ferramenta para promover a melhoria contínua, e é exatamente esse o papel da controladoria, fica fácil entender que um e outro assunto estão absolutamente interligados.

A controladoria é o departamento responsável por controlar todos os processos da empresa. Ele monitora as operações, identifica gargalos e aponta mudanças. Para isso, utiliza, claro, ferramentas como o Kaizen.

O método deve ser aplicado no orçamento da empresa, que se beneficiará das reduções de desperdícios e da melhor produtividade. Se obtemos mais recursos, é possível, por exemplo, planejar a expansão de um setor, a compra de um equipamento ou mesmo a contratação de mais funcionários. Além disso, todo o controle orçamentário, os processos de pagamentos e de recebimentos, tudo isso pode ser repensado e melhorado também, não é verdade?

É por meio do orçamento de uma empresa que podemos analisar de forma mais profunda suas contas e, consequentemente, onde há necessidade de redução de custo. A controladoria não pode deixar isso de lado, jamais. E todos nós sabemos muito bem a importância que tem um controle financeiro para toda a empresa, certo?

Dicas

Algumas dicas podem tornar o método Kaizen mais fácil de ser aplicado:

• Os projetos precisam ser simples;
• O papel do líder deve ser valorizado;
• A interação entre os departamentos também é importantíssima na metodologia. E isso traz um clima organizacional muito melhor;
• Muitas empresas promovem programas de premiações para quem traz boas ideias que se transformam em resultados;
• Comemore cada conquista;
• Aposte no treinamento constante da equipe;
• Qualquer funcionário pode trazer uma solução para um problema, independente do seu ramo de atuação e nível de instrução. Um auxiliar de serviços gerais, por exemplo, pode ter um olhar diferente e colaborar de forma efetiva para projetos de Kaizen;
• Valorize as conquistas do grupo, nunca de um só funcionário.

Sua empresa será melhor sempre

A melhoria contínua é a melhor resposta para os difíceis desafios que o mercado apresenta hoje. É preciso estar em sintonia com as melhores práticas, utilizar cotidianamente metodologias como o Kaizen e crer que há sempre espaço para novidades, aprendizados e melhores resultados. Seu negócio agradecerá!