Controladoria: o que é e sua função

Controladoria: o que é e sua função. Este é um tema extremamente sensível para o mundo corporativo, com motivos de sobra para ser estudado por todos empreendedores: a ausência de planejamento, a falta de controles e uma estreita visão de mercado são as principais causas de falência das micro e pequenas empresas. Não à toa, em torno de 60% das MPEs fecham as portas antes mesmo de completar cinco anos.

Como fugir de números tão absolutos e preocupantes? Controlar o negócio, de ponta a ponta, da sua administração propriamente dita à sua gestão financeira, é um dos passos fundamentais rumo ao sucesso. Não tenha dúvida: grande parte dos empreendimentos que são fechados prematuramente não tinham um setor de controladoria ou um profissional dedicado ao tema.

O que é controladoria

O primeiro passo para eliminar problemas é identificá-los. E isso é fundamental no mundo corporativo, porque erros trazem prejuízo, e a sucessão deles pode até mesmo inviabilizar o negócio, provocando sua falência. Então, controlar todos os processos da empresa é uma atitude que nenhum empresário pode deixar de lado, independente do tamanho do seu negócio. Microempresas ou grandes corporações precisam igualmente de controles!

Mas o que é um departamento de controladoria? Ela não trabalha apenas questões contábeis e financeiras, mas também a administração do negócio como um todo.  O objetivo é oferecer ferramentas e práticas de mercado para facilitar o total controle da gestão da empresa, monitorando cada setor e cada operação desenvolvida. Essa área organiza e controla toda a gestão financeira e administrativa, identificando erros e inconsistências, propondo soluções e auxiliando na tomada de decisões rumo ao cumprimento das metas e ao crescimento.

A controladoria é uma espécie de guardiã das boas práticas. É a área que toma conta de toda a empresa, atenta aos mínimos detalhes para que os erros simplesmente não aconteçam. Mas como errar é humano, e disso não podemos fugir, esse departamento identifica erros e, mais do que isso, não deixa que eles se repitam.  Controlar é a palavra-chave, por isso esse departamento não poderia ter outro nome senão esse!

Importância e benefícios

Um mercado cada vez mais competitivo não admite erros. É exatamente no detalhe que as empresas conseguem se diferenciar e conquistar seu lugar ao sol. A concorrência é enorme e os consumidores de hoje exigem muito mais do que preço e qualidade. A área torna-se indispensável neste cenário.

Sua importância e benefícios são:

• Desenvolvimento de planejamentos estratégicos, oferecendo um norte ao negócio;
• Apoio na tomada de decisões;
• Identificação de erros nas gestões administrativas e financeiras, bem como ferramentas para consertá-los;
• Otimização de processos;
• Coleta de informações que ajudam a entender a saúde do negócio;
• Auxílio às demais áreas;
• Controle rigoroso dos custos da organização;
• Acompanhamento dos resultados;
• Acompanhamento da saúde financeira do negócio.

A diferença entre controladoria contábil e administrativa

A controladoria é composta por duas áreas: contábil e administrativa. São dedicações específicas, como os próprios nomes sugerem. Enquanto a controladoria contábil vai se preocupar basicamente com as questões financeiras da firma, a administrativa atua em prol do bom funcionamento da empresa como um todo.

Uma grande companhia tem recursos para separar essas áreas que, no entanto, serão comandadas por um mesmo profissional, o Controller (ou controlador). Em uma empresa com menos recursos, essas duas áreas atuam em conjunto, otimizando e concentrando esforços. Na verdade, ambas as áreas se complementam e se apoiam.

Aqui cabem parênteses. É importante pontuar o papel do Controller. Ele atua exatamente como um maestro, que rege a orquestra, oferecendo unidade aos músicos, tornando-os uma equipe única, que produz um único som. O Controller deve conhecer profundamente o negócio, cada setor, cada processo, para executar seu trabalho. Muitas MPEs não têm recursos de sobra, mas investem em um bom profissional para realizar esse trabalho.

A diferença entre as áreas de controladoria contábil e administrativa está no seu foco de atuação, mas o importante é perceber que essa área vai atuar sempre nestas duas vertentes. Uma controladoria que se dedica apenas a um ou outro setor é capenga, falha e inconsistente, e certamente não trará os resultados esperados.

O controle nas empresas

Essa área trabalha sobre padrões de qualidade que são pré-definidos. É fundamental que todos os colaboradores apoiem o setor, mesmo que seus erros sejam identificados. Lembre-se: errar é humano, mas persistir no erro é burrice. Então, a controladoria não tem um papel meramente fiscal, atuando como um xerife, mas sim de apoio ao desenvolvimento. Sua interação com o time é primordial.

Muito em função de sua importância, mas também para garantir seu bom funcionamento, essa área pode ser diretamente ligada à presidência da empresa. O Controller irá responder ao presidente da companhia, estabelecendo um fluxo direto, sem escalas. O Controller está com algum problema? Vai direto ao presidente! Em muitas empresas, a área está no mesmo nível das demais diretorias, mas ainda assim responde diretamente ao presidente. No entanto, no Brasil é mais comum encontrarmos empresas que preferem subordinar o departamento à área financeira. Neste caso, o Controller responderá ao diretor, que por sua vez prestará contas ao presidente.

As funções da controladoria

• Planejamento estratégico: o setor vai colher dados de toda a empresa – administração e contabilidade – para apoiar a elaboração de um planejamento estratégico. Esse planejamento é nada mais nada menos do que organizar os passos a serem dados, e para isso é preciso saber como a empresa está. Há ferramentas modernas e específicas para isso, como análise SWOT, por exemplo. Esse planejamento vai embasar as tomadas de decisão, e isso começa a germinar dentro da controladoria.
• Planejamento operacional: aqui não pensamos em um futuro próximo ou distante, mas sim no dia a dia da organização. Como cumprir o orçamento? Como perseguir as metas estabelecidas? O setor vai apoiar um planejamento orçamentário, que sustente as ações da companhia.
• Controle organizacional: em suma, é o acompanhamento de todas as ações da empresa, até os resultados apurados. O que cada área está fazendo? Os objetivos estão sendo alcançados? Trata-se de um trabalho fundamental, executado no dia a dia da empresa.
• Controle da contabilidade e dos custos: toda a gestão contábil e financeira da empresa deve passar por um rigoroso controle. Não precisa dizer de quem é essa responsabilidade, certo?

Ferramentas

Falamos anteriormente em análise SWOT. Há inúmeras ferramentas e softwares que apoiam o extenso e detalhado trabalho de controle. Os principais são: planos de ação, relatórios gerenciais, operacionais, financeiros e contábeis, projeções de lucro e de caixa, gráficos e tabelas com indicadores de resultados, análises de viabilidade, auditorias, acompanhamento e análise do previsto/realizado, simulações de cenários, Balanced Scorecard (BSC), Business Intelligence (BI) e tantos outros.

Gestão de compliance

Ao estudar sobre esse tema, você certamente encontrará o termo compliance. Mas do que se trata? Compliance vem de “to comply”, que significa, em inglês, seguir uma regra ou um comando determinado. Estar em compliance é seguir conforme o que foi estabelecido pela empresa, ou seja, seguir o regulamento, o que foi combinado.

Uma empresa em conformidade é aquela que segue as regras internas, mas também externas, com a legislação e normas de órgãos reguladores. A compliance é um conjunto de disciplinas que garante à empresa estar em ordem. A empresa cria políticas e ações específicas para garantir que isso aconteça. Uma operadora de telefonia, por exemplo, precisa seguir pontualmente a legislação para atuar corretamente. A compliance vai garantir exatamente isso, controlando todos os processos. Trata-se, então, de mais um esforço de controle.

Optar por uma equipe própria ou terceirizar?

Um forte departamento de controladoria é necessário e vai garantir uma empresa mais saudável e capaz de alcançar suas metas. Mas nem todas as empresas dispõem de recursos para montar uma equipe e contratar um Controller, além de comprar os caros softwares que apoiam essa gestão. O que fazer?

Dependendo do tamanho de seu negócio, uma pequena equipe dá conta do serviço. Ou mesmo um único profissional; o que não pode é deixar de contar com essa atividade essencial para o seu negócio.

Pequenas empresas, usam o BPO financeiro como um apoio na controladoria. Você pode contratar uma empresa especializada e iniciar o processo com a terceirização da gestão financeira da sua empresa.

Muitas empresas terão dificuldades até mesmo de contratar um profissional, principalmente as microempresas. A terceirização da função é possível e também garante excelentes resultados. O mercado oferece incontáveis opções, e algumas delas caberão no seu negócio.

O contador pode te ajudar com a contabilidade gerencial para você tomar as principais decisões. Para isso, todas as informações financeiras, precisam ser disponibilizadas na íntegra.

Essas empresas contam com profissionais especializados, dedicam-se integralmente a essa expertise, detém os principais softwares, e poderão promover em sua empresa um trabalho excelente, focado em resultados.

É preciso escolher com sabedoria. Saiba identificar suas reais necessidades e possibilidades e é fundamental que a empresa ou o profissional contratado receba total apoio. Será preciso que você ofereça todas as condições para que ele faça um mergulho em seu negócio. Vale pontuar que muitas empresas trabalham a questão de forma mista, contratando um Controller e uma consultoria externa também.

O Gerando Empreendedores mostrou a importância de se controlar cada detalhe do seu negócio, rumo ao sucesso. Trata-se de uma atividade indispensável e urgente. Mãos à obra!